Newsletter Begriffserklärung und Definition

Der Begriff Newsletter kommt aus der englischen Sprache und bedeutet übersetzt so viel wie ein Rundbrief mit Neuigkeiten. Im Computerzeitalter haben die elektronischen Newsletter herkömmliche Infobriefe und Mitteilungsschreiben, die mit der Tagespost verschickt werden, ersetzt. Für Firmen, Vereine, Organisationen oder politische Vereine sind die elektronischen Rundschreiben eine gute Möglichkeit, Kunden über neue Produkte und Konditionen zu informieren oder Mitglieder mit neuen Nachrichten zu versorgen. Während Newsletter von Firmen in erster Linie der Werbung dienen, informieren die Rundschreiben von Vereinen und anderen Organisationen ihre Leser über wichtige Neuigkeiten, die im Zusammenhang mit dem Vereinsziel stehen.

Newsletter als E-Mail oder SMS

Die Verteilung des Newsletters erfolgt in den meisten Fällen als E-Mail an die Empfänger. Aber auch als SMS können die neuen Infobriefe versandt werden, sie enthalten dann natürlich die Informationen nur in Form von Stichpunkten. Während es lange Zeit möglich war, einen Newsletter auch ohne Einverständnis des Empfängers zu verschicken, muss heute eine Einwilligung vorliegen. Der Kunde oder das Mitglied muss bei einem Kauf oder dem Vereinsbeitritt dem Empfang des Newsletters ausdrücklich zustimmen. Alternativ muss die Möglichkeit vorhanden sein, den Newsletter abzubestellen. Die meisten Newsletter enthalten zu diesem Zweck einen Link, auf den der Empfänger klicken muss, um seine Abmeldung zu bestätigen.
Der Informationsgehalt von Newslettern ist sehr unterschiedlich. Viele sind als reine Werbung anzusehen, die wenig Neuigkeiten enthalten. Vereinsbriefe oder Newsletter von Parteien oder Organisationen hingegen informieren ihre Empfänger über wichtige Neuerungen, neue Termine oder Aktionen. Bedauerlicherweise nutzen immer mehr Absender einen großflächigen Versand von Rundschreiben, um Adressen abzufischen. Solche Newsletter haben keinerlei Informationsgehalt und sind manchmal überhaupt kaum lesbar. Wenn ein Empfänger den Link zum Abmelden nutzt, bestätigt er damit den Erhalt der E-Mail und verifiziert gleichzeitig seine E-Mail-Adresse. Die Adressen werden anschließend weiterverkauft und die Daten an andere Versender weitergegeben. Durch diese Praxis ist der Newsletter bei vielen Empfängern in Verruf geraten. Eine weitere Möglichkeit der Überprüfung, ob ein Newsletter vom Empfänger geöffnet und damit wahrscheinlich auch gelesen wurde, ist das View Tracking. Dadurch erhält der Versender viele Informationen über das Nutzerverhalten und weiß, wie oft der Newsletter geöffnet und ob und wie häufig er weiterverschickt wurde. Er kann seine neuen Newsletter auf das Nutzerverhalten abstimmen und weiterentwickeln.

Versand in regelmäßigen oder unregelmäßigen Abständen

Seriöse Newsletter werden in festgelegten Abständen verschickt. Das kann täglich geschehen, wenn es sich beispielsweise um Börsennachrichten oder juristische Neuigkeiten handelt. Andere Versender senden ihre Newsletter monatlich oder vierteljährlich oder nur dann, wenn ein Bedarf vorliegt oder ein aktuelles Ereignis eine Benachrichtigung von Kunden oder Mitgliedern erfordert. Der Versand des Newsletters kann als reine Text-Mail erfolgen, die der Empfänger über sein E-Mail-Konto erhält und dort auch gleich lesen kann. Manche Versender wandeln ihre Rundschreiben in PDF-Dateien um, die als Anhang mitgeschickt werden. Dadurch besteht die Möglichkeit, den Newsletter auszudrucken und in Papierform verfügbar zu machen.

Spezielle Programme und Provider für den Newsletterversand

Für den Versand wird eine gültige E-Mail-Adresse des Empfängers benötigt. Der Versender erhält die Adresse entweder durch einen Onlinekauf oder sie wird bei der Anmeldung abgefragt. Die E-Mail-Adresse wird einer Liste hinzugefügt, an die der Newsletter verteilt wird. Mit speziellen Programmen, die das Anmelden und das Abmelden sowie das Entfernen von ungültigen E-Mail-Adressen automatisieren, werden die Verteilerlisten aktuell gehalten. Solche Programme sind als Open Source Versionen ebenso auf dem Markt, wie als kostenpflichtige Varianten. Bei Freeware-Versionen ist die Zahl der Empfänger meist begrenzt, sie werden vor allem von Privatleuten für ihren Newsletterversand genutzt. In die Datenbankprogramme größerer Firmen lassen sich spezielle Add-ons integrieren, mit denen ein Newsletter innerhalb kürzester Zeit zusammengestellt und an den ausgewählten Kundenkreis verschickt werden können. Dabei spielt die Zahl der Empfänger keine große Rolle.
Vor allem Firmen mit großem Kundenaufkommen nutzen spezielle Anbieter, die den Versand des Firmennewsletters organisieren. Solche Provider sorgen vor allem dafür, dass der Newsletter beim Empfänger direkt und nicht in dessen Spamordner landet. Sie übernehmen außerdem die Verwaltung der Adressen, werten das Empfängerverhalten aus und steuern ganze Werbekampagnen. Wer einen Provider nutzt, sollte auf Seriösität achten, da sonst nicht sichergestellt werden kann, was mit den Adressen der Empfänger geschieht. Von unseriösen Anbietern werden Adressenlisten über den Datenhandel weiterverkauft, ohne dass der Empfänger davon weiß oder etwas dagegen unternehmen kann. Eine weitere Gefahr besteht durch das Hacken der Providerkonten. Häufig werden solche Provider für den Newsletter-Versand Opfer von Hackerangriffen, die auf diese Weise an neues Adressenmaterial herankommen.

Die Lösung für Privatleute und kleine Firmen

Ein Newsletter kann alternativ auch über ganz normale E-Mail-Programme verschickt werden. Diese Lösung ist besonders preiswert, eignet sich aber nur für private Versender oder sehr kleine Firmen. Bei dieser Art des Versands wird die Verteilerliste in das BCC-Feld eingegeben, damit die Empfänger keine Auskunft darüber erhalten, wer noch alles den Newsletter erhält. Eine persönliche Ansprache ist auf diese Weise nicht möglich, für Werbezwecke ist ein solcher Versand deshalb nur bedingt sinnvoll. Außerdem müssen ungültige E-Mail-Adressen von Hand aussortiert werden. Meist ist die Anzahl von Adressen, die in das BCC-Feld eingegeben werden können, vom Anbieter limitiert.

Mailing Lists als Sonderform des Newsletters

Eine dem Newsletter verwandte Versandform sind Mailing Lists. In diese Adressenlisten können sich Interessierte eintragen oder eintragen lassen. Im Unterschied zum normalen Newsletter ist ersichtlich, wer noch alles auf der Liste steht. Die Empfänger können sich untereinander ebenfalls E-Mails zuschicken. Diese Methode ist besonders dann interessant, wenn auf neue Termine oder Ereignisse schnell reagiert werden soll.

Zusammenfassung

Ein Newsletter ist ein elektronisches Rundschreiben, das Informationen und Neuigkeiten an eine Zielgruppe übermittelt. Er kann via E-Mail oder SMS verschickt werden und dient verschiedenen Zwecken, von Werbung bis hin zur Mitgliederinformation in Vereinen. Die Zustimmung des Empfängers ist heute ein Muss und viele Newsletter bieten einen Abmeldelink an.

Der Versand eines Newsletters kann regelmäßig oder unregelmäßig erfolgen, abhängig von der Art der Nachrichten und der Zielgruppe. Es gibt auch unterschiedliche Formate, wie reine Text-Mails oder PDF-Anhänge, die dann ausgedruckt werden können.

Um einen Newsletter effizient zu versenden, gibt es spezielle Programme und Provider, die das Management der E-Mail-Listen und die Analyse des Nutzerverhaltens übernehmen. Diese sind insbesondere für Firmen mit großem Kundenkreis geeignet. Die Wahl eines seriösen Providers ist wichtig, um Datenmissbrauch zu verhindern.

Privatpersonen und kleine Firmen können Newsletters auch über normale E-Mail-Programme versenden, obwohl dies weniger Funktionen bietet und manuell verwaltet werden muss.

Eine alternative Form des Newsletters sind Mailing Lists, die eine interaktive Kommunikation zwischen den Mitgliedern ermöglichen und oft für zeitkritische Informationen genutzt werden.

Häufige Fragen und Antworten