Bild: Symbolbild Cloud mit Up- und Download
Mit der Webanwendung Google Drive lassen sich Dateien zwischen verschiedenen Computern und Anwendern synchronisieren, abfassen wie auch speichern. Google Drive ist der Oberbegriff für ein Paket von Anwendungen, das ein Texterstellungstool, ein Tabellenkalkulationsprogramm und weitere Tools zur Erstellung von Präsentationen, Formularen und Zeichnungen beinhaltet. Google Drive kann mit allen gängigen Betriebssystemen wie beispielsweise Microsoft Windows, Linux, Mac OS X, Android oder iOS abgerufen werden.
Funktionsweise von Google Drive
Die Webanwendung von Google ist ein Office-Paket, welches sämtliche für die Tätigkeit in einem Unternehmen relevanten Funktionen enthält. Google Drive kann sowohl offline wie auch online genutzt werden. Die Besonderheit dieser Google App besteht jedoch in den Freiheiten, die sie ihren Anwendern bietet: Im Gegensatz zu den lediglich auf lokalen Rechnern installierten Office-Anwendungen kann Google Drive von jedem Gerät aus, von jedem Ort und zu jeder Zeit genutzt werden.
Die erstellten Dokumente und Dateien werden nicht auf einem stationären Rechner, sondern online in der Cloud gespeichert. Google Drive ist Bestandteil des Angebotes Google Apps for Business, worunter Webanwendungen verstanden werden, die sich wie lokal auf einem Computer installierte Programme verwenden lassen. Für jede Datei in Google Drive können separate Nutzungs- und Bearbeitungsrechte in drei verschiedenen Stufen festgelegt werden. Dokumente lassen sich beispielsweise nur von bestimmten, vorher festgelegten Nutzern einsehen und bearbeiten.
Auch die Versendung von geheimen Links ist in Google Drive möglich, so dass tatsächlich nur eingeweihte Nutzer einen Zugang zum Dokument erhalten. Demgegenüber ist die öffentliche Freigabe von Dateien realisierbar, so dass das auf diese Weise veröffentlichte Material von Suchmaschinen erfasst werden kann. Dateien und Dokumente in Google Drive lassen sich auch direkt auf eine Website uploaden.
Nur Nutzer, die das sogenannte Bearbeitungsrecht innehaben, können die Datei bearbeiten. Alle anderen dürfen sie lediglich in Google Drive einsehen, sofern sie die Befugnis dafür haben. Nach jeder Bearbeitung erfolgt die Speicherung der jeweils aktuellen Version, die in der Folge auch von allen anderen Nutzern eingesehen werden kann. Die Bearbeitungshistorie ist weiterhin in Google Drive verfügbar, so dass Änderungen stets nachvollziehbar bleiben. Durch die integrierte Kommentarfunktion können alle Nutzer Kommentare zu bestimmten Dateien abgeben und Ideen einbringen.
Import und Export von Dateien und Dokumenten in Google Drive
Es gibt zwei Möglichkeiten, Dateien und Dokumente mit Google Drive zu bearbeiten:
- Erstellung von Dokumenten über die integrierten Tools wie beispielsweise das Texterstellungsprogramm Google Doc, das Tabellenkalkulationsprogramm Google Tabellen sowie weitere Tools.
- Dateien beliebigen Dateientyps aus anderen Anwendungsprogrammen lassen sich problemlos uploaden und weiter bearbeiten. Dabei verfügt Google Drive über eine integrierte optische Zeichenerkennung (OCR), die selbst die Umwandlung von PDFs sowie abfotografierten oder eingescannten Bildern in normale Dateien – und damit deren Weiterbearbeitung – ermöglicht. Umgekehrt funktioniert dies ebenfalls: Google Drive Dateien können auch auf lokale Rechner heruntergeladen und dort gespeichert werden. Dokumente lassen sich mit Hilfe der App Google Cloud Print direkt aus der Cloud ausdrucken – von jedem beliebigen Gerät aus, so beispielsweise auch vom Smartphone. Markantes Kennzeichen von Google Drive ist – neben dem Arbeiten in der Cloud – die umfangreiche Vorlagengalerie. Sämtliche Vorlagen können mit dem Corporate Design des jeweiligen Unternehmens abgeglichen und etwa durch individuelle Logos, Schriften oder Farben ergänzt werden. Google Drive bietet zwischen 5 Gigabyte und bis zu 16 Terabyte (16.000 Gigabyte) Speicherplatz.
Google Drive: Wichtige Funktionen
Die drei wichtigsten Funktionen der Webanwendung Google Drive sind das Textverarbeitungsprogramm, das Tabellenkalkulationstool sowie die Funktion zur Erstellung von Bildschirmpräsentationen. Außerdem verfügt Google Drive noch über Tools zur Erstellung von Zeichnungen sowie Formularen. Des Weiteren können Entwickler über spezielle Schnittstellen weitere Anwendungen mit der App verbinden. Google Drive kann nur in Verbindung mit einem vorhandenen Google-Konto genutzt werden.
- Textverarbeitungstool Google Docs
Das Textverarbeitungsprogramm verfügt über die OCR-Funktion, mit deren Hilfe PDF-Dateien und auch Bilder in Text umgewandelt werden. Des Weiteren bietet das Tool einen Formeleditor sowie die bereits erwähnte Kommentarfunktion. Diese ermöglicht nicht nur das Führen von Diskussionen hinsichtlich der Inhalte eines Dokuments, sondern verfügt auch über eine Benachrichtigungsfunktion per E-Mail im Falle von neu eingehenden Beiträgen. - Tabellenkalkulationstool Google Tabellen
Google Tabellen beinhaltet alle relevanten Standardfunktionen eines solchen Programmformats wie etwa Sortierung, die Verarbeitung von Formeln, Formatierung sowie das Erstellen von Tabellen und Diagrammen. Darüber hinaus bietet das Tabellenkalkulationstool von Google besondere Funktionen. dazu zählt etwa die Möglichkeit, Informationen direkt aus dem Web zu ziehen und gleich einzubinden und zu verarbeiten. Zudem enthält die Anwendung leistungsstarke Formeln, Datenanalysetools wie beispielsweise Pivot-Tabellen, Filter und Datenvalidierung und –auflösung. Diese Funktionen ermöglichen es dem Nutzer, Daten auf vielfältige Weise zu verarbeiten und darzustellen. Es können bereits bestehende Dateien und Dokumente aus den Formaten Excel, OpenDocument oder CSV importiert werden. In Google Tabellen bearbeitete und gespeicherte Dateien lassen sich zudem in die genannten Formate sowie in HTML- und PDF-Dateien exportieren. - Bildschirmpräsentationen erstellen
Die Funktion zur Erstellung von Bildschirmpräsentationen ermöglicht es dem Nutzer, Vorträge interessant und anschaulich zu gestalten. Eine umfassende Vorlagengalerie bietet zahlreiche verschiedene Variationen. Die Präsentationen können aus vielerlei unterschiedlichen Dateiformaten bestehen. Neben Text und Bildern sind etwa auch die Einbindung von Tabellen, Animationen, Videos (beispielsweise direkt aus dem Google-Angebot YouTube importiert) sowie Zeichnungen möglich. Die Präsentation wird direkt im Browser wiedergegeben.