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Google Kalender

Bei Google Kalender handelt es sich um einen Webkalender, der von Google nach einem ausführlichen Betatest im Juli 2009 offiziell publiziert wurde. Um Google Kalender nutzen zu können, benötigt man ein Konto bei Google. Dieses erhält man automatisch mit der Anmeldung bei z.B. Google Mail oder aber auch YouTube.

Will man diese Google-Services nicht nutzen, so kann man sich auch mit seiner bestehenden E-Mail Adresse bei Google selbst anmelden. Der Google Kalender steht in Deutsch sowie in 39 weiteren Sprachen zur Verfügung und ist kostenlos.

Funktionsumfang von Google Kalender

Der Google Kalender verfügt über viele Funktionen, die es einem erleichtern, seine Termine in den Griff zu bekommen, diese mit anderen Personen abzustimmen, oder aber an diese erinnert zu werden. Ganze Kalender können mit anderen Google-Kalender-Benutzern ausgetauscht werden. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Man kann den „Kalender öffentlich machen“. Beachten sollte man hierbei allerdings, dass alle Termine in den öffentlichen Suchergebnissen von Google Kalender sowie der Google Websuche angezeigt werden. Dies kann man einschränken, indem man „Nur Verfügbarkeit (keine Details auswählen)“ einstellt. Somit werden keine Termindetails angezeigt. User, die auf Ihren Google Kalender zugreifen, können nur sehen, ob Sie verfügbar oder beschäftigt sind.

Oftmals wird vorgezogen, den „Kalender nur für bestimmte Nutzer“, beispielsweise Kollegen, Freunde, Familie und Geschäftspartner freizugeben. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass der Kalender derzeit nur für bis zu 75 Nutzer täglich freigegeben werden kann.

Soll Google Kalender für weitere Nutzer freigegeben werden, so muss man 24 Stunden warten, bevor man weitere Teilnehmer hinzufügen kann. „Einladungen zu Terminen“ können mit Google Kalender erstellt und versendet werden. Der Eingeladene erhält eine Email mit einer „Um Antwort wird gebeten“-Meldung, einer sogenannten u.A.w.g-Anfrage. Ist der Eingeladene selbst Google-Kalender Anwender, wird der Termin direkt in dessen Kalender eingetragen. Antworten und Kommentare der Eingeladenen lassen sich bei Google Kalender zentral verwalten.

Einladung durch andere Nutzer zum Google Kalender

Haben andere Nutzer die Kalender für Sie freigegeben, können Termine mit der Funktion „Zeitpunkt finden“ schnell und einfach eingerichtet werden. Die Kalender der Eingeladenen müssen allerdings entweder öffentlich sein, oder aber über die Freigabe einsehbar sein. Nur dann kann man einen Zeitpunkt wählen, der für alle Teilnehmer optimal liegt. Im Terminplaner der Eingeladenen werden die Zeitpläne in Tages- oder Wochenansicht dargestellt.

Nach Eingeladenen geordnet werden in der Tagesansicht für einen Tag geplante Termine angezeigt. In der Wochenansicht sieht man die überlappenden Termine jedes Eingeladenen, wobei diese unterschiedlich farblich markiert sind. Im Terminplaner kann man den Termin entweder durch Anklicken und Ziehen auswählen, oder aber man gibt die Start- und Endzeit manuell in das Datumsfeld des Kalenderrasters ein.

Man muss allerdings selbst nicht unbedingt ein Nutzer von Google Kalender sein, um Einladungen über diesen erhalten zu können. Es kann also jeder, der eine Email Adresse besitzt Einladungen über Google Kalender erhalten. Klickt man auf weitere Termindetails, oder gibt man seinen Teilnahmestatus an, so kann man ebenfalls Kommentare zum Termin hinterlassen oder den Teilnahmestatus anderer Personen einsehen.

Weitere Optionen im Google Kalender

Mit Quick Add können Kalendereinträge in natürlicher Sprache in den Google Kalender eingefügt werden. Der Satz “ Konzert in der Alten Oper Frankfurt am 24.6. um 20.00 Uhr“ würde in einen entsprechenden Kalendereintrag umgesetzt werden. Die Quick-Add-Technologie wird bei Google Mail auch auf eingehende Emails angewendet. Wird durch den Server ein Termin gefunden, so bietet er die direkte Eintragung in den Google Kalender an. Dies allerdings ist zur Zeit nur in der englischen Sprachversion möglich.

In der neuesten Version des Google Kalenders kann man den Kalender auch offline im Blick behalten. Das funktioniert mit dem Offline-Kalender für Google Chrome 10 Beta. Diverse Synchronisierungsfunktionen, die durch HTML5 unterstützt werden, ermöglichen es, den Google Kalender auch offline anzuschauen und bestehende Termineinladungen zu bestätigen. Die Daten werden im Profil gespeichert und synchronisiert, sobald man wieder online ist. Sollten Sie sich für eine tägliche Terminübersicht entschieden haben, so erhalten Sie diese jeden Tag gegen 5 Uhr morgens Ortszeit per Email.

Auch Terminerinnerungen sind bei Google Kalender möglich. Diese können per SMS, Email oder aber über ein Pop-up Fenster direkt in den Google Kalender erfolgen. Änderungen der Erinnerungseinstellungen für Termine gelten nur für den eigenen Kalender. Personen, die Zugriff auf diese Termine haben, erhalten gemäß ihren eigenen Erinnerungseinstellungen eine Mitteilung.

Mit dem Google Kalender kann man auch eine To-do-Liste erstellen. Aufgaben können also mit Fälligkeitsdatum organisiert werden. Es ist möglich, einer Aufgabe ein Fälligkeitsdatum zuzuweisen, dieses Datum im Notfall zu ändern, oder aber die Aufgabe als abgeschlossen zu markieren. Ruft man die Funktion „Sortieren nach Fälligkeitsdatum“ auf, erscheinen die fälligen Aufgaben nach Datum und Dringlichkeit gelistet.

Neue Funktionen im Google Kalender mit Google Labs

Nachdem man Labs über die Seite Google Kalender Labs aktiviert hat, kann man einige neue Funktionen im Google Kalender ausprobieren. Beispielsweise kann man schnell zu einem bestimmten Datum in der Vergangenheit oder der Zukunft navigieren, während die Kalenderansicht (z.B. Arbeitstag, Woche, Monat) erhalten bleibt.

Weitere neue Funktionen sind über Google Labs möglich. Installieren Sie ein Hintergrundbild, welches als Kachel, zentriert, oder aber zugeschnitten platziert werden kann. Über die Weltzeituhr wird man über die aktuelle Uhrzeit in den Zeitzonen informiert. Klickt man auf seinen Termin, so wird dieser in der Uhrzeit der verschiedenen Zeitzonen dargestellt. Das kann sehr hilfreich sein, um seinen Termin jederzeit einhalten zu können. Hat man nur einen Gast zu einem Termin eingeladen, so wird der Name des Gastes bereits im Termintitel angezeigt. Man muss also nicht mehr auf die Termindetails klicken, um zu wissen, mit wem man verabredet ist.

Über die Terminsymbole, die aus dem Terminsymbole Gadget gewählt werden können, kann man Farbe in seinen Google Kalender bringen. Für wichtige Termine kann man beispielsweise einen Stern wählen, für einen Reisetermin mit dem Flugzeug wählt man das Flugzeug-Symbol.

Erinnerungsfunktion des Google Kalender

Möchten Sie an Termine erinnert werden? Kein Problem! Der Termin blinkt, nachdem man die entsprechenden Einstellungen vorgenommen hat, in der Titelleiste des Browsers. Irgendwann ist man auch einmal nicht verfügbar oder nicht erreichbar. Solche Zeiträume können im Google Kalender gesperrt werden und werden dann automatisch dann für Terminanfragen automatisch abgelehnt.

Möchten Sie zur Vorbereitung eines Meetings Tagesordnungen, Google Dokumente, Tabellen oder Präsentationen den Teilnehmern im Vorfeld zur Verfügung stellen? Auch das ist beim Google Kalender kein Problem. Bei allen neuen Funktionen und Möglichkeiten bei und mit dem Google Kalender sollte aber beachtet werden, dass sich Termine gegenwärtig nur bis zum 31. Dezember 2050 im Google Kalender einrichten lassen.



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